Medisch specialisten van meer dan 30 ziekenhuizen in Nederland, die betrokken zijn bij de zorg voor kankerpatienten, zijn binnen twee jaar in staat gebleken om met elkaar op afstand te over leggen en samen te werken. Dit is mogelijk gemaakt door de introductie van teleconsultatie (virtueel overleg) en telecollaboratie (virtueel samenwerken) via moderne breedbandtechnologie. Het project OTTO (Opschaling Teleconsultatie en Telecollaboratie in de Oncologie) had als doel om de nieuwe technologie in de ziekenhuizen binnen te brengen en de medisch specialisten er mee vertrouwd te maken door training en begeleiding. Het project is voor een deel van de kosten gesubsidieerd vanuit het rijksbrede actieprogramma Maatschappelijke Sectoren & ICT. De overige kosten zijn door de deelnemende instellingen van het project opgebracht.

Deze website beoogt handzame informatie te geven over de inzet van videoconferencing binnen een organisatie.

1. Videoconferencing, wat is het
2. Waarom videoconferencing
3. Infrastructuur en techniek
4. Positionering
5. Advies

1. Videoconferencing, wat is het
Een videoconferencing is een vergadering waarbij de deelnemers zich niet op dezelfde plaats bevinden, maar wel op hetzelfde ogenblik met elkaar verbonden zijn door een computernetwerk waarbij ze beelden en geluiden van elkaar ontvangen.

De markt voor videoconferencing is enorm in beweging gekomen, mede door het fileleed, dure hotelkamers en de komst van HD videoconferencing. Bedrijven en instellingen zijn zich er steeds meer van bewust dat het een zeer kostbare aangelegenheid is om stad en land af te reizen voor een vergadering, zeker als deze periodiek van aard is. Videoconferencing is dan een zeer goed alternatief.

Aan de high-end kant van videoconferencing systemen praat je over telepresence. Deze systemen bieden een complete inrichting, inclusief bureauopstelling, waardoor het lijkt of je in een ruimte met elkaar aan tafel zit. Deze systemen zijn vooralsnog zeer kostbaar en worden voornamelijk aangeschaft door grote bedrijven.

Diverse leveranciers zoals Tandberg, Polycom en LifeSize hebben ook ingezet op minder kostbare systemen. Deze zijn kwalitatief goed, maar hierbij is het gevoel samen in een ruimte te zitten minder aanwezig. In de medische wereld worden deze systemen onder andere gebruikt voor overdrachten tussen locaties en oncologiebesprekingen (OTTO-project). Universiteiten hebben vaak al jarenlang ervaring met videoconferencing in het kader van E-learning.                                                                                                                        
Videoconferencing via je eigen desktop of met een desktopsysteem wordt steeds professioneler. Er zijn vele, goedkope alternatieven, maar voor professioneel gebruik is het belangrijk dat het protocol H323 ondersteund wordt zodat interoperabiliteit gegarandeerd is (de mogelijkheid te participeren in telepresence of multipoint systemen). Dit is onder andere interessant voor huisartsen die willen overleggen met een consulent, directie, managementleden en werkgroepen waarbij de leden op grote afstand van elkaar werkzaam zijn (overdrachten et cetera).  

2.  Waarom videoconferencing
Videoconferencing is de laatste tijd aan een opmars begonnen die mede te danken is aan een enorme verbetering in de kwaliteit van beeld en geluid en de ruime beschikbaarheid van breedband internet. Daarnaast zijn er vele nieuwe oplossingen op de markt gebracht waardoor er een goede afstemming mogelijk is tussen de gewenste functionaliteit en de daarmee gepaard gaande kosten. Tegenwoordig is er een goede business case te maken voor videoconferencing, zelfs in de eigen regio.

Wat kan videoconferencing voor u betekenen
- Besluitvormingsprocessen versnellen
- Kennisuitwisseling bevorderen
- Flexibiliteit verhogen
- Samenwerking aanmoedigen
- Overdrachten tussen locaties verbeteren
- Reistijd en reiskosten verminderen.

Met videoconferencing kunt u zonder problemen 75% van uw reizen vervangen. Het is gemakkelijk uit te rekenen wat de besparing is op tickets, hotelovernachtingen en autokosten.
Naast dit directe financiële voordeel bespaart u enorm veel reistijd en is het veel makkelijker om ad hoc een bespreking te realiseren, want u hoeft immers geen rekening te houden met reistijd, files en dergelijke.

Naast de zojuist genoemde voordelen voor u en uw medewerkers is het gebruik van videoconferencing goed voor de maatschappij, omdat videoconferencing vele vlieg- of autokilometers overbodig maakt en daarmee een aanzienlijke bijdrage levert aan de besparing van de CO2-uitstoot en de fileproblematiek. Daarmee past videoconferencing bij uitstek binnen de doelstellingen van MVO!

3. Infrastructuur en techniek
De huidige end-points (videoconferencing systeem) kunnen onderling connecteren, onafhankelijk van de leverancier. Tot enkele jaren geleden was het gebrek aan interoperabiliteit een struikelblok voor het grootschalig gebruik van videoconferencing. De bekende leveranciers hebben het probleem onderkend en protocollen geadopteerd die het signaal regelen dat over het netwerk gestuurd wordt waardoor interoperabiliteit gegarandeerd werd. We hebben het dan over de protocollen H323, H460 en SIP. Als end-points niet interoperabel zijn, is het mogelijk een netwerkcomponent toe te voegen die een vertaalslag uitvoert zodat toch met elkaar gecommuniceerd kan worden.
Dit alles heeft ervoor gezorgd dat het gebruik van videoconferencing een hoge vlucht heeft genomen. Ook het gebruik van publiek internet als transportmedium, in plaats van ISDN-/VPN-lijnen, maakt het mogelijk met iedereen te connecteren die de beschikking heeft over een IP-adres (internet) en een end-point.
Afhankelijk van uw huidige infrastructuur en uw wensen ten aanzien van het aantal end-points krijgt u te maken met netwerkinstellingen en/of -componenten.

4. Positionering
Om gefundeerde beslissingen in een aanschaftraject te kunnen maken, is het uitermate belangrijk duidelijk voor ogen te hebben wat het doel en het gebruik van videoconferencing voor uw organisatie zal zijn.

We onderscheiden dan:
- Zaal videoconferencing (onder andere voor leerdoelen, overdrachten en instructie)
- Desktop videoconferencing (werkgroepleden onderling, thuiswerk et cetera)
- Boardmeetings (directie/management)

Ook is het mogelijk een combinatie van bovenstaande opties te maken.

Daarnaast moet beantwoord worden hoeveel end-points u wilt gaan gebruiken, hoeveel end-points er tegelijk in bedrijf moeten kunnen zijn en hoeveel end-points er maximaal in 1 meeting zullen participeren.

Indien u zelf maximaal drie end-points in uw organisatie heeft staan, is het vaak uit kostenoverweging zinvol om niet te investeren in netwerkcomponenten (voor beveiliging, firewall traversal en multipoint verbindingen), maar dit als dienst af te nemen bij een aanbieder van een dienst voor videoconferencing. U heeft als voordeel dat u geen additionele (hoge) kosten hoeft te maken, end-points aan kunt schaffen zonder interne MCU (multipoint control unit) en weinig beheerkosten heeft, dat ligt namelijk bij de dienstverlener.

5. Advies
Hoewel starten met videoconferencing een ingewikkeld proces lijkt, valt het in de praktijk wel mee, mits goed voorbereid. Ondersteuning van een adviseur of een bedrijf dat goed bekend is met videoconferencing zal uiteindelijk geld besparen, omdat dan de juiste keuzes gemaakt kunnen worden.

Zijn er videoconferencing systemen voorhanden dan is het aan te bevelen gebruikers te trainen. Een videoconferencing vergadering leiden of er in participeren is anders van aard dan de gebruikelijke vergaderingen.

Bij diverse bedrijven waar videoconferencing systemen voorhanden zijn, is het bij het plannen van een meeting altijd de eerste vraag of een vergadering middels videoconferencing kan plaatsvinden. Wil men daadwerkelijk een live meeting dan moeten daar moverende redenen voor zijn.

Door gebruik te maken van videoconferencing is er op tal van vlakken voordeel te behalen. Deze voordelen zullen echter verschillen per organisatie.